Menuju e-arsip dan pengembangan arsip berbasis teknologi, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh (DPKA) terus meningkatkan pelayanan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (Srikandi). Aplikasi umum di bidang kearsipan ini diluncurkan pemerintah untuk mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Aceh, Dr. Edi Yandra, menyebutkan Srikandi merupakan hasil kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia (Kemkominfo).
“Aplikasi Srikandi merupakan sistem kearsipan terintegrasi bagian kearsipan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik. Sehingga terintegrasi antara Pemerintah Pusat, Provinsi dan Daerah perihal persuratan, sehingga memudahkan dan tidak lagi harus menunggu tanda tangan, sehingga lebih cepat,” kata Edi Yandra, Senin (3/4/2023).
Menurutnya, aplikasi Srikandi berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Sebelumnya, Presiden Joko Widodo mengapresiasi langkah ANRI yang telah menyediakan Srikandi, selanjutnya diluncurkan menjadi aplikasi umum bidang kearsipan pada Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) tanggal 27 Oktober 2020 lalu.
Kepala Bidang Pemanfaatan dan Layanan Arsip Dinas Perpustakan dan Kearsipan Aceh (DPKA), Dr. Muslim Yakop, mengatakan Presiden Joko Widodo telah memberikan arahan dalam rapat kabinet terbatas agar pemerintahan mengunakan digitalisasi arsip. “Berdasarkan Perpres dan Permenpan, aplikasi Srikandi paling lambat diimplikasikan tahun 2024 dan sudah berlaku seluruh Indonesia,” katanya.
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia (Kemendagri) juga telah mengeluarkan Permendagri Nomor 83 tahun 2022 Tentang Kode Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Sehingga pengelolaan Arsip dinamis dapat mengsinkronkan informasi kearsipan antara Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Manfaat Aplikasi Srikandi
Srikandi dinilai dinamis dan terintegrasi, sehingga memudahkan. Dengan adanya aplikasi Srikandi, tidak lagi menggunakan manual paper (kertas). Bahkan aplikasi ini bisa lebih cepat sehingga tidak mengenal ruang waktu dan tempat. Bahkan srikandi telah tersistem, sehingga tidak menunggu lama dalam persuratan baik antar Dinas hingga Kementerian.
“Sebelumnya pengiriman surat melalui kantor pos, dengan adanya aplikasi ini pengiriman surat bisa lebih cepat, sehingga tidak perlu lagi melalui pos dan tidak perlu menunggu lama,”jelas Muslim.
Tak hanya dalam persuratan, Srikandi juga memiliki keunggulan tersendiri, di antaranya dapat menyimpan dokumen-dokumen arsip bernilai dan tidak bernilai.
Adapun Arsip bernilai diantaranya seperti Surat Keputusan (SK), Surat Edaran Gubernur, Pemerintah Daerah, peraturan Gubernur/Bupati/Walikota, Peraturan Daerah, dokumen penting dan regulasi lainnya akan diserahkan dan diimput dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN).
Dalam srikandi juga menampilkan berbagai menu dan layanan, sehingga retensi Arsip 10 tahun mendatang akan masuk sebagai arsip bernilai dan srikandi juga telah terhubung dengan tanda tangan elektronik (TTE). Setelah masuk ke Arsip bernilai, nantinya akan simpan dan diupload, berbeda halnya dengan sebelum adanya srikandi, harus diimput secara manual.
“10 tahun mendatang surat itu akan bernilai sebagai sejarah, sehingga masuk Arsip statis bernilai sejarah sehingga kedepannya akan dicari untuk bahan rujukan, penelitian dan disertasi bagi mahasiswa dan publik,” sebutnya.
Sedangkan Arsip statis tidak bernilai akan dimusnahkan dan ini merupakan salah satu fungsi dari Aplikasi Srikandi. “Hari ini dalam bentuk surat biasa dan tidak bernilai, 10 tahun mendatang retensi Arsip baru bernilai, ini yang membedakan aplikasi Srikandi dengan apikasi-aplikasi lainnya,” jelas Muslim.
Sementara pelayanan publik dalam hal persuratan, baik surat keterangan dokter dan lainnya, tidak perlu menunggu berlama-lama, sehingga masyarakat terlayani dengan adanya aplikasi Srikandi.
Kata Muslim, dengan adanya Srikandi, semua yang berkaitan dengan persuratan akan menjadi Arsip dan tersimpan dalam sistem sehingga tidak tercecer, sehingga nantinya akan keluar retensi bernilai atau tidak berinilai, hal itu akan dinilai oleh arsiparis, jika tidak bernilai akan masuk dalam kotak dimusnahkan.
“Berharap semua SKPA bisa memanfaatkan aplikasi ini sehingga tidak adalagi dokumen atau surat yang tercecer, sehingga ini memudahkan setiap dinas yang mengunakan aplikasi Srikandi,” tutupnya. []
